貸し会議室を用意してとの依頼が!目的は会議?セミナー?その1ー準備編

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その日、朝イチに上司の突然の一言「貸し会議室用意しておいて!」今まで聞いたことのない言葉が私の耳に入って来ました。

貸し会議室だから、会議室を借りるってことだよな…「はい…わかりました…」

そんな何気ないひと言から、今も続く私と貸し会議室の戦いが始まろうとは、その時は思っていませんでした…。

貸し会議室といっても、多くの種類があり、場所、形式やルール、設備も様々。いったいどの会議室が適切なのか…最初の頃は、私もさっぱりわかりませんでした。

今では、説明会やセミナーなどがあると、なぜかデザイン職の私がセッティングするようになってしまうほど、貸し会議室の手配に長けてしまいました。

もし、あなたが私と同じ境遇になってしまったら…この記事をご覧になり参考にしてくださいね。

余談ですが、貸し会議室も人によっていろいろな呼び名があります。セミナールーム、レンタルスペース、セミナー会場などと言う人もいます。

目的と人数でどこを借りるか決まってくる

まずは、貸し会議室を利用する目的を明確にしましょう。

貸し会議室利用の目的といえば…セミナー、説明会、展示会、会議、打ち合わせ、プレゼン、勉強会、パーティー、歓送迎会、面接、入社式、試験などでしょうか。

利用目的によって、会議室の場所、部屋の広さ、収容人数、机・席のレイアウト、料金、マイク・プロジェクターなどの必要な設備、などが決まってきます。

貸し会議室の仕様だけでもこれだけ考えなくてはならない項目があるということですが、逆を言えば、目的をはっきりさせればこれらの必要な条件を満たしている会議室を借りればよいということになります。

目的は会議、打ち合わせの場合は取引先か社内かも確認

目的が会議、打ち合わせの場合は、相手が取引先か社内の人間かで内容も若干異なってきます。

取引先との打ち合わせ、プレゼン、会議などの場合は、人数にもよりますが小規模から中規模程度の会議室(定員10〜25名程度)でよさそうです。

また、社内に会議室があるのに、わざわざ貸し会議室を借りる理由はなんでしょうか?

単純に社内の会議室がその日時で空いていなかった、社内でも極秘の案件の打ち合わせ、社内にないプロジェクターやホワイトボードなどを使う必要があった、などでしょうか。

プロジェクターやホワイトボードなどの備品が必要なだけなら、上司に購入を提案してみてもいいかもしれません。

プロジェクターも小型で手軽なものもありますし、静電気で壁に貼れるシート状のホワイトボードもありますので、今後また使うことがあるのでしたら、常備していてもいいと思います。

セミナー、説明会の場合は小規模?大規模?

利用目的が、顧客を呼び込んでのセミナーや説明会の場合は、人数にもよりますが中規模から大規模程度の会議室(定員30〜100名程度)がよさそうです。

あなたの会社のサービスや商品の説明、ビジネス向けの有料セミナー、また商品のアップセルがあったり、アンケートをとったり内容は様々ですが、広めの部屋を借りたほうが後々の事を考えていいと思います。

不便な場所にある貸し会議室は、それだけで敬遠される場合がありますので、借りる場所にも気をつけましょう。

不特定多数の人を集めたり、地方からも人が来る場合は、例えば東京駅とか品川駅とか、交通の便がよい駅周辺の貸し会議室がオススメです。両方とも新幹線がとまる駅ですし、品川駅は羽田空港から乗換なしに電車やバスで移動もできます。

また、控室の有無も確認しましょう。

セミナー開始前に、講師の方と来場客が鉢合わせしないように、講師の方の休憩所として、会場に起ききれない荷物の置き場などに利用できるからです。

セミナー開始前なのに講師にあれこれ質問しだしたり、名刺交換しようとしたり、自分だけ優位になろうとする来場客もいます。他の来場客の公平性も崩れますし、始まる前に講師の方も疲れてしまいますので、来場客との鉢合わせにはなるべく気をつけましょう。

パーティ、歓送迎会などの場合はちょっと特殊

その会の形式にもよりますが、飲食が必要であれば着席なのか立食なのかでも準備が異なります。

いずれにせよ、貸し会議室を借りてやるくらいなので、中規模から大規模の広さになるかと思います。アルコールが入るのであれば、交通の便が良いところが良いですよね。

また、その会議室でケータリングや飲食物の持ち込みが可能なのかも確認する必要があります。中には食事の用意、持ち込みができない貸し会議室もあります。

金額、交通、設備。貸し会議室はどうやって選べばいいのか?

ネットで検索してもたくさん貸し会議室が表示されるので、いったいどどれを選べばいいのか…迷いますよね。

こちらの表は種類別に何を優先すればいいかを記したものです。お客様を招いてのセミナーや展示会と、社内の人間だけの会議ではどの貸し会議室が良いかが異なります。

販売する商品・サービスによっても異なりますが、なるべくなら会場がきれいな場所がいいですよね。逆に、社内の会議であれば、会場の綺麗さは二の次でいいと思います。

会場の綺麗さ料金の安さ交通の便設備の充実
取引先との打ち合わせ
社内での会議
パーティ・歓送迎会
展示会
有料・無料セミナー
商品・サービスのセールス

| ◎ 第一優先 | ○ 第二優先 | △ ある程度必要 | ー 必要なし |

この表記は私の主観的なものもありますし、会議やセミナーの内容によって異なりますので、あくまで参考程度にしてください。

料金はどのくらいが妥当なのか?

貸し会議室自体の規模や立地にもよりますが、小規模であれば1時間3,000円から、大規模な会議室であれば1時間7,000円からでしょうか。都内の駅近の会議室であれば、1時間10,000円以上するところもあります。

また、有料セミナーの場合であれば、想定される参加費の合計額に合わせて予算立てしても良いかと思います。

例えば、3,000円のビジネスセミナーに18人募集があったと仮定すると…

①単純な収益は3,000円 × 18人 = 54,000円
②講師の方に交通費込の謝礼として30,000円払うと仮定し、残り24,000円
③3時間のセミナーだとして、24000円 ÷ 3時間 = 8,000円

ということで「1時間8,000円の貸し会議室を選べば良い」ということになります。

もちろん、自分たちの利益、その他備品のレンタル、その他水やお茶などの雑費などがある場合もあるので一概には言えませんが、わかりやすい例としてあげさせていただきました。

また、打ち合わせや会議のみの場合は、できだけ安く抑えたいものです。会議室によっては、初回利用で割引している所があるので狙い目です。例えば「東京駅 貸し会議室 初回割引」などで検索して調べてみましょう。

どういった設備が必要なのか?

会議や打ち合わせのみであれば、さほど設備は必要ないかもしれませんが、セミナーや説明会では充分な設備を用意する必要があります。

講師が持参したノートパソコンを利用してスライドでの説明があるかもしれないので、プロジェクターとスクリーンが必要になるかもしれません。プロジェクターはWINDOWSとMACでは、接続するコネクターが異なりますので、パソコンの種類を確認しましょう。

小規模な会議室であればマイクは必要ないかもしれませんが、大規模な会議室で話す場合は奥まで声が届きにくいのでマイクが必須になります。そしてマイクは、手持ちがいいのかピンマイクがいいのかも確認する必要があります。

講師がセミナー中に文字や図解などで説明するために、ホワイトボードを使うかもしれません。極稀に2台必要という場合もあります。

また、セミナー中にネット検索ができるように、Wifiなどのインターネット環境が必要かもしれません。

…などなどたくさんある設備・備品ですが、無料・有料のものがありますので、予算に合わせて貸し会議室を予約する時に一緒に申し込みましょう。

下表はおおよその貸し会議室で用意されている設備・備品です。会議、セミナーの内容によって必要になるものも異なりますので、あらかじめどういった内容なのかを聞いてみて、どの設備が必要か確認しましょう。

映像関連プロジェクター、スクリーン、DVDプレイヤー、ノートパソコンなど
音声関連有線マイク、ワイヤレスマイク、ピンマイク、スピーカー、CDプレイヤーなど
ネット環境Wifiルーター、ネット(有線)、LANケーブル、HUBなど
その他備品電源タップ、レーザーポインター、指し棒など

机は2人掛け?3人掛け?配置はセミナー形式、コの字、または机なし?

貸し会議室によって、机が2人掛けか3人掛けか違う場合があります。

ですので、定員30名という会議室では、2人掛けの机が15台なのか、3人掛けの机が10台なのかも確認する必要があります。

また、机の配置ですが通常はスクール形式と呼ばれるものが一般的です。

ですが、会議やセミナーの内容によっては、コの字、ロの字、シアターなどにした方が良い場合もあります。形式によって定員も変わってきます。シアター形式は机がない分、他の形式より多く人数を入れることができます。

あらかじめ机の配置を変更してもらう場合は有料の貸し会議室もありますので、自分たちで配置を変更する方が多いと思います。

下の表は、どれがどの配置に適しているかを表したものです。

パーティー・歓送迎会、展示会は、机や椅子が必要ない場合もありますし、机自体も円卓だったり種類が異なる場合があるのでこの表には記載していません。

スクール形式コの字ロの字シアター形式
取引先との打ち合わせ
社内での会議
有料・無料セミナー
商品・サービスのセールス

セミナー・説明会の場合、会議室を決める上での注意点

目的が会議や打ち合わせの場合は、定員や利用時間はきにせずそのまま予約しても構いませんが、セミナーや説明会、展示会などの場合は、準備や片付けの時間も考慮しなくてはならないので、そうはいきません。

それではどういった点に注意しておけばいいのでしょうか?

人数ぴったりの広さはあまりオススメしません

セミナーに参加する人数を確認したところ「25名」でした。

ですので、25名ピッタリの貸し会議室の予約をすることに..は絶対NGです!

参加当日まで参加者の増減があるかもしれませんし、セミナーや説明会の場合は運営スタッフ側のスペースがだったり、撮影が必要であればそのスペースが必要になります。

また、貸し会議室の多くは、使わない机は通路など外に出すことができず会議室内に置く必要があります。

人数ピッタリの部屋を借りてしまうと、それらのスペースが確保できないので注意が必要です。

部屋を選ぶ時は、予定している参加人数より大きめの部屋にしましょう。

また、部屋・机のレイアウトによって異なりますが、最低でも参加予定人数プラス10〜15人の広さの部屋を選びましょう。

前後1時間を多めに予約しておきましょう

上司に確認したところ、セミナー時間は午後14時から16時の2時間でした。

ですので、この時間ピッタリに貸し会議室を予約することに…は絶対NGです!

セミナーや説明会の準備もありますし、来場客を入場させる時間、終了後の退場、片付けなどもあります。

貸し会議室は1時間単位での貸出になるので、最低でも前後1時間借りましょう。

ですので今回の場合は、午後13時から17時までの4時間借りる必要があります。

まとめ!準備だけでも大変!当日はもっと大変!

まずは、どういった貸し会議室が必要か、ということを説明させていただきましたがいかがでしょうか?

貸し会議室ひとつでも、内容によっては多くの準備することがあり、1人ではとっても大変です!

準備も大変ですが、当日はもっと大変な仕事が待っています。それは次の「当日編」でお話したいと思います。

それにしても、何気なく依頼されてしましましたが、果たして上司はここまでを考えて、あなたに依頼しているのでしょうか?

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