会社の新年会、忘年会、歓迎会、送別会の幹事初めて物語その1〜準備・心得編

会社の新年会、忘年会、歓迎会、送別会の幹事初めて物語その1〜準備・心得編 未分類

あなたの立場や会社の規模、所属している部署によっては、会社で開催する飲み会の幹事を任されることがあるかもしれません。

あなたは仕事場での幹事経験はありますか? そりゃあもうすごく大変です…

決めることもたくさんあります。日時、場所、参加者、席順、余興、参加者への案内…など開催にいたるまでの道のりは遠いのです。

社内に総務部などがあれば、会社全体の飲み会であれば、だいたいその部署の人間がやるはずですが、部署ごとの飲み会の場合や、あまり部署の区別がない少人数の会社では幹事役が、あなたにまわってくるかもしれません。

もし、初めて幹事をやることになってしまった…という方のために初心者向けの幹事のやり方をまとめましたのでご覧ください。

あくまで、私が経験した例で会社によってあてはまらない場合もありますので、その点はご了承ください。

主催者、人数、場所、日程、金額などの詳細をまずは確認

幹事はやることたくさん!
幹事は開催までにやることがたくさんあります。

まずは、主催者…つまり言い出したのは誰でしょう? 自分からみて、上司・先輩、同僚、部下・後輩、のどれでしょうか?

上司・先輩であれば「言っておけば勝手進んでいる」と思っている場合があります。「おい、あれどうなってる?」なんて言われないように、こまめに報告や確認をしましょう。

同僚であれば、共同戦線で準備を進めることができるかもしれません。2人だと心強い反面、相性や相手の性格の問題も考えなければならないので、多少面倒なことになる可能性があります。

部下・後輩であれば、自分は司令官になりましょう。実行部隊は部下や後輩に任せ、指示や判断をする側になれば楽ですよね。ただし、上と下の板挟みになる可能性もありますので注意が必要です。

まずは、主催者を確認することで責任の所在をはっきりさせ、誰に相談・確認をすればよいかを認識しましょう。

また、その会社独自の今までの流れというものもありますので、幹事経験者に今までの内容や流れを確認することも必要になります。

日程は上の人間、忙しい人から順に聞いていく

最初は日程から決めていきましょう。忘新年会であれば会社によって毎年決まっている場合もあります。

まず日程は一番上の人間のスケジュールを重視して決めましょう。上司のスケジュールに、文句の言える人間などまずいません。

もし、文句をいうヤツがいたら、上司に遠回しにチクってやりましょう(笑

または、会社全体の飲み会であれば、決算時期であれば経理・総務など、採用時期であれば人事など、セール時期などであれば販売促進、商品開発など、あくまで例ですが、各部署によって忙しい時期が異なります。

その部署の一番偉い部長にスケジュールを確認してみましょう。

あなたがまだ新人であれば、直接聞きにいくのも抵抗があると思うので、直属の上司にお願いしてもいいとは思うのですが、どんな上司でもこのお願いを聞いてくれる人ばかりではないので、注意してください。

もしそんな空気の読めない上司にあたってしまったら、もうあきらめるしかありません…。

会場は交通の便、最寄駅からの時間などを意識しよう

毎年恒例の忘新年会であれば、いつも使う決まった場所があるかもしれませんが、そうでない場合や、いつもと違う場所を上の人間から希望された場合は自分で探さなくてはなりません。

そうした場合、重視するのは交通の便です。

飲酒運転は許されませんので、なるべく多くの参加者が公共の交通機関で行きやすい場所がいいと思います。

昭和時代の地方の会社では、飲み会の会場に車で来て、そのまま車で帰る人も結構いました。今考えるとゾッとします…。

また、開始が就業後であれば会社から近い場所が、会社がお休みの日であれば近郊で、など考慮しましょう。

参加者が多くなれば多くなるほど場所決めはややこしくなってきます…

ですが許される範囲での優先度というものもあります。

代表取締役、取締役、部長までは役職順ですが、その次は女性を優先しておきましょう。

終了時間が遅くなれば夜道は危険ですし、女性を遅くまで飲み会で拘束する会社はいかがなものかと思います。ですので、女性は早く帰宅できる場所が望ましいでしょう。

なにより、女性スタッフのあなたの評価も上がる可能性もあります。

一人分の予算が決まれば料理などの内容が決まる

会社主催の忘新年会であれば、毎年決まっている予算があると思いますので、昨年幹事を担当した方に確認しましょう。

突発的な歓送迎会などであれば、3,000〜4,000円が相場でしょうか。多くても5,000円までにとどめておけばいいと思います。

まずは、料理内容はコースで間違いありませんよね。各自注文だと収集がつかなくなりますし、割り勘にするにも不公平感がでてしまいます。

料理内容も迷うところです。人それぞれ好みがありますし、アレルギーがある人にも注意が必要です。

料理の好みに関しては、前項の場所決めの優先度がこれにも当てはまりますので、それを考慮して決めましょう。

迷ったら女性好み中心でもいいかもしれません。男性上司であれば「女性がいるからしかたがないか」と思ってくれるはずです。普通の上司ならですが…。

また、参加費についてですが、会社で払うか、参加者各自が払うか、という問題もありますよね。

会社主催の忘新年会であれば、条件はありますが福利厚生費など経費として計上できるので、参加する社員には参加費の負担をさせない場合が通常です。そのかわり半強制的に参加な場合が多くあります…。

または、会社によっては互助会費とか、親睦会費など毎月の給料から天引きされている場合がありますので、その費用で支払うという場合もあります。

どちらにせよ、自分の会社の状況がどうなのか、前もって確認しましょう。

お店の予約は人数が決まってから?会場の下見は必要?先に?正しいのはどれ?

年末年始であれば、お店は繁忙期なので他の予約が埋まってしまう前に、まずは予約を優先しましょう。

そうでなければ、人数が決まってから予約しても大丈夫です。初めて使う場所であれば下見した方が安心ですね。

お店を探す時に、ネット検索で探すと思うのですが、主に「食べログ」や「ぐるなび」というサイトに頼る方が多いと思います。

ですが、メニュー・内観の写真はあくまで写真。実物と異なる場合がほとんどです。実際に行ってみたら部屋が狭かった、料理の見た目が写真と違う、など多くあります。

私もそういったサイトをまずは参考にするのですが、んまあ…写真と違う場合がほとんどです。

実際にあったのは、京料理を売りにしたお店で和を意識した部屋の写真だったのに、カラオケルームみたいな部屋に通されたとか、チーズタッカルビの美味しそうなチーズたっぷりの写真に惹かれ行ってみたら、一切チーズはなかったりとか、失敗も多くあります。

ですので、どうしても失敗できない会社の飲み会の場合は下見は必要になります。

開催までに日数がない!すべてを同時進行で

幹事を急に依頼される場合もあります。月曜日に「今週末に飲み会開いて!」というのはまだいい方、「今日明日でやりたい!」という無茶ブリまであります。

「あらかじめ言っておけよ..!」と言ってやりたくなります。上司の無能ぶりにほとほと嫌気が指しますが、ここはグッとこらえて頑張りましょう。

まだかろうじて期間がある場合は、先にお店を決めて予約人数が変更できる期限を確認しましょう。

その後に参加者を確認。正確な人数をお店に伝えて予約完了です。

絶対避けたい事態!人数が集まらないは困る

参加者を募ってみたけど、あれ…? 思ったより参加者が集まらない…!強制参加でなければこういった事態も考えられます。

ただの飲み会であればしょうがないのですが、歓送迎会であれば、どうも主賓がかわいそうです…。

まずは、原因から考えてみましょう。

■日程・場所が悪い
よくある原因です。上司の予定に合わせたら、他の人たちの予定が合わずに不参加に…。上司を恨みたくなりますね!予定していた日程では、もう駄目なのでリスケが必要な場合がほとんどです。

上司に他の大丈夫な日程を確認し再度調整しましょう。ここで「おまえの集め方、聞き方が悪いんだ!」と言ってくる上司は、本当の意味でKYなので、ここもあきらめるしかありませんね…。

■目的が弱い
意外とこの原因も考えられます。「別に自分が参加しなくてもいいか」と思われているのだと思います。

参加者を集める時、その飲み会の意義をきちんと伝えるようにしましょう。歓迎会であれば「親睦を深める」は当たり前として、それ以外に「新規メンバー追加によるプロジェクトの成功をこめて」や「新規メンバーとの意見交換会」など、もう一歩踏み込んだ仕事に関係する意義を込めてあげましょう。

■主賓が嫌われていた
悲しいかな会社の歓送迎会では主賓が嫌われていた人だった、という場合もあります。正直そんな飲み会の幹事はやりたくないものです。

ですが、これも仕事の一部

不参加の人と交渉したり、嫌われているということは黙って、上司に相談しても良いと思います。普通の上司・先輩であれば、なにか別の方法をとったり、アドバイスをしてくれるかもしれません。

参加者の募集はどうやってするのが効率がいいのか?

私が最初に務めた会社では、紙の回覧板が主流でした。内容を記載した紙ペラに参加する場合はハンコを押して、部署ごとに回覧していました。今考えるとなんともアナログです。

現在はメールや社内用チャットなど、様々な方法がありますが、どれが効率いいのででしょうか?また、どれがきちんと参加不参加の返事をくれるのでしょうか?

その会社に適した連絡方法で参加者を募集する必要があります。

回覧、メール、チャットで募集

一番効率が良いのは、メールやチャットで対象者に一斉送信できるものです。ですが、人によって忙しくて見逃したり、ただ面倒だから見なかったり確実ではありません。

あとは、会社全員が集まる場で告知させてもらったり、面倒ですが紙の回覧板も確実ではあります。これらのアナログな方法は、会社内の人間であれば「知っていて当たり前」という雰囲気を作り出せるので有効な場合があります。

一方メールやチャットは、なぜか「忙しくて見逃した」「届いていない」というのが許される風潮にあるので、効率はいいのですが社内全員に浸透しにくいのが難点です。

集まりが悪い場合は上の人間から声をかけてもらおう

おかしい…どうも集まりが悪い…という場合は、上司・先輩に相談してみましょう。

もちろん、自分の業務外ではありますが、幹事として会社主催の飲み会セッティングは立派な仕事。普通の上司や先輩であれば、相談にのってくれるはずです。

また、一度上の人間から参加するよう、社内に声掛けしてもらえれば、もう少し参加者が集まるはずです。

ですが「それはおまえの仕事だろ!」とか「自分で解決しろ!」という上司は何のために存在しているのかわかりませんので、可能であればその上司の更に上の上司に相談できるよう、普段の人間関係の構築に努めましょう。

絶対出る!ドタキャンするヤツ!参加決まらないヤーツ!呼んでないのにくるヤーーツ!

幹事をやっていて多い困ったちゃんがこれらの人たちです。どれにせよドタキャンで対応しなくてはならないことが増えるのでとても面倒です。これを読んでいるあなたは、こんなことがないよう気をつけましょう。

■ドタキャンするヤツ
ご家庭で不幸があったりやむを得ない都合の場合は、もちろんしょうがありませんが、私が経験したドタキャンは…前日に友達に遊びに誘われた、実はその日は友人の結婚式でそっちに行った、単純に寝過ごした・忘れてた、など呆れるものもチラホラ。

ペットが急病で病院に連れて行ったは、人によってはやむを得ない都合にならない!という人もいますが、私は十分やむを得ない都合だと思います。

ですが予約人数の減少はコースを予約していれば、そのキャンセルになった人数分の料金も支払う必要がある場合があります。

■参加決まらないヤツ
子育てや介護などしている人はしょうがいない部分はありますが、何も無いのに参加を迷うヤツっていますよね。

その場合は、嫌いな人がすでに参加で返事している、などその人にとっての「やむを得ない都合」というものがあるかもしれませんので、それとなく本人に確認してみましょう。

こちらとしては早めに、参加人数を確定させたいので、期限を決めてそれが過ぎたら不参加にする、という方法も有効です。

■呼んでないのにくるヤツ
飲み会自体に呼んでない、または不参加の人間が急に当日くるパターンです。いったいどうして…。

参加者に「今日の場所どこだっけ?」とさりげなく場所を聞いてくるヤツもいます。

上の人間にこれをやられると文句が言えないのですが、お店によっては、同じコース料理を用意できない場合もありますので一番困ります。追加料金を覚悟しましょう。上司であればしょうがないので自分の料理を譲りましょう…。

会社の飲み会で幹事がやってはいけない!大人のマナー

飲み会なのでお酒が入り、つい上司に対して失礼な事を言ってしまった…そんなことなどないように、飲みの場では大人として節度のある行動をしましょう。

また、幹事としてやってはいけないマナーもあります。学生時代では許されたことも、社会人になると許されないことも多くありますので注意しましょう。

予約しておいて連絡なしで他の店に変更したりドタキャンする

最近twitterで話題になったりしますが、予約しておいてのドタキャンはお店にも迷惑がかかるので絶対やってはいけません。

中にはネタや自演行為もあったりしますが、お店は予約の内容に合わせて前もって人員確保・仕入れをします。それらがドタキャンで全て無駄になります。人員に払う給与、材料費がパーになるのでお店側としては大きな損失です。

社会人ならそれを理解しなくてはいけません。

やむを得ない事情でドタキャンとなっても、お店側に確認してきちんとキャンセル料金は支払いましょう。

やたらお店の人に偉そうにする

「お客様は神様」という言葉を勘違いして、店員に対して偉そうな態度をとる輩もいますがこれもNG

「早くもってこいって言ってんだろ!」とか「接客業やめちまえ!」など、店員さんはあなたの言うことだけを聞いて入られませんし、奴隷ではありません。社会人として、暴言を吐いたり愚かな行動をしてはいけません。

世の中は巡っています。いつその店員さんが自分のお客様になるかわかりません。もしそうなってしまった場合は…復讐を覚悟しておいてくださいね。

今日は無礼講!じゃない!

言葉は知っているけど無礼講ってどういう意味かわからずに、はしゃぎすぎてしまう人っていません? 積極的に上司に絡んで、周りをハラハラさせる人です。

会社の飲み会での「無礼講」と言っても、その場は上司部下関係なく楽しく飲みましょうという意味です。

その場では無礼講だとしても年上の人間なので、普段通り敬意を持つことが必要だと思います。

また、上の人間の中にも「無礼講」の意味を勘違いして、部下に対し暴言・やりたい放題の人間もいました。そんな人間にならないように、節度をもって「無礼講」を楽しみましょう。

会社の飲み会で飲みすぎて上司にからみ、背負い投げで気絶させられた挙げ句、お店にそのまま放置されたという友人もいます…。皆さんも背負い投げされないように注意しましょう。

まとめ!幹事はとにかく大変!こころすべし!

詳細まで記載するとキリがありませんので、幹事としての準備・心得はまずは以上になります。各項目の詳細は別の記事を追加しますので、そちらをご覧ください。

大学生時代・友達同士の飲み会と違い、会社で開催する飲み会は表面上のものとは意味合いが違いますし、人間関係、社風、メンツ、経理などの兼ね合いがあるので、一筋縄ではいきません。

準備は確かに大変ですが、この準備は仕事で活かされる場合もあります。

それは「段取り力」です。

物事の全体を俯瞰して見て、何が優先か、何が最適かを考えて構築・組み立てる能力です。

これはどんな仕事にも必要ですので、自分に不足していると思ったら、幹事を進んでやってみるというのも一つの手段だと思います。

後は上司がハズレでないことを祈ります…。

コメント